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医卡通系统与图书馆管理系统的集成设计分析

随着计算机技术和网络技术在医院的普遍应用,医院正在朝着优化、规范、统一管理的方向发展,使用磁卡系统(以下简称“医卡通”)是医院规范管理和实现数字化医院的一个重要组成部分。医院使用医卡通可以完善医院就诊流程,实现医院内部费用的结算和管理。持卡人就诊交费,包括挂号、就诊、检查、化验、治疗、取药等过程都由医卡通完成。因而可方便员工就医,缩短就诊时间,提高医院的服务水平和管理水平。

  “医卡通”在图书馆的使用主要是与合肥停车场系统图书各种管理系统(如图书馆自动化管理系统、电子阅览室管理系统)结合,实现图书管理、消费等一卡多用的综合管理。医卡通可拓展图书馆的信息服务管理功能,减轻管理人员的工作强度,提高工作效率,降低运行成本,提高图书馆的服务质量和服务范围。

  1 建立规范、统一的身份识别

  在没有使用医卡通之前,医院各部门的管理自成体系,如财务管理系统、人事管理系统、科研管理系统、图书馆管理系统、食堂售饭管理系统等。几个系统关于身份的识别存在以下问题。一是各管理系统中使用的身份识别码长不一致,二是各管理系统之间的身份识别号码不一致,三是医院各系统没有建立统一的规范或有统一的规范而没有贯彻执行。针对以上问题,为了解决“医卡通”在医院范围内有效的推广和使用,医院要求相关部门协调,在不影响各自系统使用的同时,规范和统一身份识别码,并作为“医卡通”的唯一代码∞J,各部门必须按照“医卡通”的代码标准执行。“医卡通”代码的码长为12位。其中,第1—4位是医院代码(如RZYY),5—6位为人院年,7—8位为职称代码(Ol为高级职称,02为中级职称,03为初级职称,04为实习生,其他依次类推),9—12位为流水号。

  根据医院的相关标准,医院人员的身份识别码统一由医院管理中心管理,经核对和查重无误后,统一印制和发放[4]。

  2 医院“医卡通”与图书馆管理系统的联接

  图书馆是医院使用医卡通的一个重要部门。医院医卡通系统能否在图书馆很好地使用,最重要的是将医卡通系统与图书馆管理系统进行联接。图书馆管理系统与医卡通系统通过接口实现数据共享。访问医卡通系统的职工身份信息通过数据识别转换验证,自动登录图书馆账号,进行书刊借阅和查询,须交纳费用时自动从医卡通预存费用中扣除"o。其中,要保证医院医卡通系统中用户数据与图书馆管理系统中读者数据的一致性,2个系统经过无缝链接后,读者持医卡通可以在图书馆借还图书、OPAC查询、上网浏览、检索文献及下载打印等。

  2.1图书馆管理系统读者数据说明在使用图书

  馆管理系统的过程中,为了保证读者信息识别码的唯一性,图书馆制定了一系列规范。编码长度为12位(如RZYY010202311),RZYY为日照市人民医院代码,01表示2001年来院工作,02表示中级职称,023l为流水号。原图书馆公共查询号前4位“R091”为13照市人民医院代码,后为流水号码,同时还另有医院的替代号码(如SD0502050018等)。医卡通的使用,要求图书馆管理系统中的读者数据是唯一身份识别码,全院人员都要遵守系统的规则,满足系统的使用需要。所以,图书馆管理系统中读者数据必须与医院医卡通系统的数据相对应。

  2.2建立读者数据与医卡通系统人员数据的对应

  关系在符合图书馆管理系统对读者数据要求的基础上,为了与医院统一使用医卡通管理系统,图书馆原有借阅证由医卡通代替。使用医卡通前,我院图书馆读者的数据通常用条码数据,编号为R091加来院年号、职称号和流水号,读者借书、上网和公共查询都以条码数据为依据。使用医卡通后,用户代码RZYY加流水号,借书、上网和公共查询也均用此代码。为了实现这个功能,我们首先建立了医卡通识别码和图书借阅识别(条码)之问的对应关系管理,然后使用医卡通完成图书馆的图书借阅功能。

  医卡通识别和图书借阅识别(条码)之间的对应关系管理,包含医卡通识别码和图书借阅识别(条码)之间的对应关系,以及该读者是否具有使用图书馆的权限。读者数据与医院医卡通卡系统医护人员数据建立对应关系的实施步骤为如下。

  首先,医护人员进院后,根据新进人员的层次,由相关部门分配编号,并由医院制卡中心统一制卡。

  第二,医院制卡中心按照图书馆对读者数据的要求,建立编号与图书馆管理系统中读者数据的读者识别码的对应关系。例如,某一读者的编号为09020518,根据相应的规范要求,该读者在图书馆管理系统中的唯一识别码为RZYY09020518,表示该位员工2009年到本院工作,为中级职称,http://www.ahlinbo.com是第518名持卡员工。

  第三,医院制卡中心将已建立对应关系的用户数据按照相关规定编排后,再到图书馆进行确认。读者的信息包括姓名、编号、性别、入院年、专业、学历、职称、安徽停车场系统借阅权限等。

  第四,图书馆根据图书馆管理系统对读者数据的需求处理数据后,将读者数据上传到图书馆管理系统。

  3 医卡通在图书馆使用中的特点

  3.1方便读者使用读者可以随时在医院网络上的任一台计算机上登陆图书馆主页,检索和下载资料文献,还可以持医卡通到图书馆参与图书馆的一切活动,例如查看个人图书借阅情况和新书采编介绍,阅览图书和期刊、使用电子阅览室、查询OPAC、缴纳罚款、打印复印资料等。

  3.2规范图书馆的管理由于医卡通可以储值消费,能代替人工收取现金的功能,统一管理图书馆各部门的收费,减少工作中的疏漏和问题。同时图书馆可以通过医卡通管理系统定时统计相关数据。可将图书馆的电子期刊年费、图书及期刊购买费按医院人数计算平均费用,自动计人医卡通的储值中,纳入各科室支出核算,使图书馆建设更新费用得到保证。

  3.3减少图书馆的工作量医卡/通由管理中心发放给新人院员工。由于它代替了图书馆借阅证的功能,因此图书馆只需按照规则将读者数据上载到图书馆自动化管理系统。由于医卡通管理系统与图书馆自动化管理系统建立了对应关系,读者丢失医卡通后,可以直接到医院制卡中心办理挂失或补证手续。这样就可减少图书馆人员办理或处理借阅证的工作量。

  3.4避免因借阅证丢失造成的麻烦以前,很多读者对图书馆借阅证不重视,相互借用的情况很多,即便丢失也不及时寻找或办理挂失手续,等需要查阅资料、调离工作、学习结束时才着急,可能丢失的借阅证已被人冒用,甚至还借了图书馆相当珍贵的图书,因此常常在读者和图书馆员之间引起纠分。医卡通不仅具有借阅证的作用,还是用户的电子钱包,读者相互之间很少借用,上班期间几乎每天都要使用,容易引起用户的注意。因此医卡通一旦丢失,读者就能很快发现,保安岗亭避免了因为冒用而造成的图书馆财产损失和读者不必要的经济损失。

  4 需要注意和有待解决的问题

  医卡通在图书馆的使用确实有许多有利的方面,但在使用中仍然存在一些需要注意和有待解决的问题。

  4.1注意不同职称读者的借阅期限和权限图书馆在图书馆管理系统上载数据时,应核对医卡通管理中心提供的与各部门提供的数据,确认是否有误,然后根据图书馆对不同读者的借阅权限进行规范,提高资源的利用率。

  4.2满足不同职称读者使用图书馆的需求医院读者层次较多,不仅有高级、中级和初级职称人员,还有实习生、见习生、进修生。以前图书馆对读者管理是根据人事科、科教科等部门提供的资料。在短时间内便可以给他们发放不同使用期限和借阅权限的借阅证,满足各类读者对图书馆的需求。现在,由于使用医卡通管理系统,图书馆要与相关部门,特别是医院管理中心协调,记录好相关信息。特别是来医院的实习、进修、见习生,在院时间较短,只需要使用图书馆的功能,而医卡通办理程序繁杂,有时会产生不必要的误会。这是医院办理医卡过程中需要解决的问题。

  4.3给图书馆管理带来一定的困难以前图书馆各部门的管理依靠图书馆发放的借阅证上的读者条形码识别,凡是需要的地方,增加一个条形码扫描器就可以解决问题,而且费用也不高。使用医卡通后,读卡设备和POS机的费用相对较高,再加上医卡通是单一网络限制,因此给图书馆开展服务工作带来一定的困难。

  4.4制订有效措施,确保系统数据安全医卡通在医院范围内的使用,增加了对医院网络和数据安全的要求。由于图书馆管理系统的数据与医卡通的数据是有直接关联的,医卡通使用的安全会影响图书馆系统的使用安全,因此图书馆应与医卡通管理中心建立密切的联系,收费岗亭制定数据建设和管理规范,确保数据的安全。

  总之,医院使用医卡通应充分发挥其效益和作用,医院应把它作为一项重点工程,从人员到设备、管理、统筹安排都应详细计划和安排,同时加强医院各部门之间的协调,最大限度地发挥医卡通的作用。